Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив при банкротстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Какие кадровые документы необходимо подготовить для сдачи в архив?
Небольшие коммерческие организации при ликвидации (банкротстве) сдают на хранение только такие документы по личному составу, которые в дальнейшем необходимы для выдачи справок социально-правового характера, это:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки (форма № Т-2);
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников или расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными и опасными условиями труда (табели и наряды…
Документы по основной деятельности – документы, отображающие историческое развитие организации.
Например: приказ о создании обособленного подразделения, утверждение штатного расписания.
Срок хранения этих документов – постоянный для компаний с гос. участием и до 10 лет для коммерческих компаний.
Если компания реорганизована, то документы этой компании передаются правопреемнику. В государственный архив документы по личному составу реорганизованной компании не передаются.
Если компания ликвидируется, то документы по личному составу передаются в муниципальный или государственный архив по месту регистрации компании в налоговом органе. Документы по личному составу (из второй группы) необходимо упорядочить для передачи в муниципальный или государственный архив, а документы временного срока хранения (из первой группы) могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив до конца срока хранения с последующим уничтожением.
Архивное хранение документов в организации
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.
Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.
В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.
Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании
Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».
Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?
Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:
- документы должны быть должным образом оформлены и предоставлены в полном объеме (комплекте);
- должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы должны быть сформированы в дела, пронумерованы, описаны и переплетены в архивный переплет;
- подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
- проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки.
На кадровые дела необходимо составить опись в трех экземплярах, на которых проставляются печать и отметка государственного архивариуса об ее согласовании. Частичная или неполная сдача дел личного состава предприятия недопустима.
Для целей надлежащего исполнения своих обязанностей в делах о банкротстве физических лиц финансовые упарвляющие обязаны анализировать документацию о финансовом состоянии должника и их имущественном положении.
Так, на основании полученных материалов проводится аналих финансового состояния должника, выявляются признаки фиктивного или преднамеренного банкротства, решается вопрос о введении последующей процедуры банкротства.
Факт неполучения необходимых документов финансовым управляющим может привести к тому, что цели процедуры проводимой в отношении должника, не будут достигнуты.
Именно по этому в рамках дела о банкротстве уделяется значительное внимание тем мероприятиям, которые связаны с истребованием у должника и иных лиц документов и имущества, для целей дальнейшего надлежащего исполнения финансовым управляющим своих обязанностей.
Изначально сведения и документы должны быть представлены финансовому управляющему и в суд самим должником. В случае их непредставления финансовый управляющий направляет в адрес должника письменное требование, а при его неисполнении обращается в арбитражный суд с заявлением об истребовании необходимых материалов и информации.
Непредставление запрошенных сведений должником может явиться основанием для неосвобождения его от уплаты имеющейся задолженности.
С целью установления имущественного положения должника финансовый управляющий наделен полномочиями по направлению соответствующих запросов в государственные и иные органы.
При отказе в представлении сведений финансовый управляющий также впарве обратиться в суд с целью их истребования в судебном порядке.
Следует отметить, что запросить информацию об имущественном состоянии финансовый управляющий вправе не только в отношении должника, но и его супруга (супруги).
Ниже приведены образцы требований о предоставлении информации, заявления об истребовании сведений в судебном порядке, запроосы в государственные органы.
Почему архив лучше библиотеки
Обилие литературы – еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает, но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.
Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?
Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.
Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.
Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами, фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности, эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.
Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать немало:
- высшая степень оригинальности;
- внушительная глубина проработки темы;
- фактологическая точность;
- отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
- отсутствие риска дезинформации.
Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.
Где хранятся документы после ликвидации ООО
Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:
- В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
- В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.
Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:
- Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
- Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.
Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:
- обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
- упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
- проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.
При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
Проводки:
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
Куда передавать архивные документы
Схема передачи документов при ликвидации компании выглядит просто. Если есть компания, являющаяся ее правопреемником, то документы должны быть переданы в ее добрые руки (см. п. 9.7 Основных правил работы архивов организаций). Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все ваше бумажное наследство. Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив» (см. п. 9.7.2 там же). К сожалению, о таких центрах знают не многие, да и созданы они лишь в некоторых регионах страны. К примеру, на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 г. № 81 «О создании архивов административных округов» в столице действуют архивные центры, на которые возложены функции по хранению архивных документов московских организаций. Если в вашем субъекте такие центры пока не появились (что наиболее вероятно), вам придется обратиться в государственный или муниципальный архив.
В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.
Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.
Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.
Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.
Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.
Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.
Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.
Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.
Нюансы процедуры уничтожения документов
Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму — Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.
В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как .
Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение.
Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.
Сдача документов в архив при ликвидации — Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать
В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
— установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
— подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).
Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
— должностные инструкции;
— личные дела уволенных сотрудников;
— трудовые договоры;
— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
— характеристики работников;
— документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
— списки работников;
— указатели к приказам по личному составу;
— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
— книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
— невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
— лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых — документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
— акты о несчастных случаях.
По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).