Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать уведомление: правила оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы правильно оформить уведомление, необходимо знать, что такое уведомление по ЕНП и зачем оно нужно. Уведомление по Единому налогу на профессиональный доход (ЕНП) – это документ, в котором отправитель сообщает получателю о сумме налогов, которые были исчислены с его дохода за определенный период.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Что делать, если допустили ошибку в уведомлении
Если в уведомлении была допущена ошибка, необходимо внимательно ознакомиться с инструкциями по исправлению ошибок, приведенными в почтовом бланке. Как правило, ошибки можно исправить, но при этом важно соблюдать определенные правила и процедуры.
В случае, если уведомление было отправлено с обычной почтой, то можно написать новое уведомление и отправить его получателю. В этом случае следует обратить внимание на правильность заполнения адресата и контактной информации, чтобы уведомление точно достигло получателя.
Если уведомление было отправлено заказным или с описью вложения, то следует обратиться в отделение почтовой связи, где было произведено отправление. Передать уведомление обратно отправителю, и он сможет внести необходимые исправления и отправить уведомление заново. При этом, обратите внимание, что отправление должно быть доставлено в том состоянии, в котором оно было получено.
Если уведомление было отправлено почтой России, то заблаговременно обратитесь в подразделение почты, в котором было оформлено отправление, и сообщите о допущенной ошибке. Почта предоставит вам дополнительную информацию о том, как и где можно исправить ошибку в уведомлении.
Итак, если вы допустили ошибку в уведомлении, не отчаивайтесь. Существуют определенные процедуры и методы, которые позволяют исправить ошибку и отправить уведомление правильно. Не тратьте время и силы на самостоятельный поиск решения – обратитесь в почтовое отделение, где вам предложат возможные варианты исправления ошибок и отправления уведомления заново.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Как правильно написать уведомление?
- Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
- Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
- Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.
Как правильно заполнить
Вы можете проверить печатный образец и почтовые органы, у которых он находится. Однако рекомендуется предварительно ознакомиться с правилами. Ниже приведены подробные инструкции по заполнению формы почтового уведомления.119: 119.
- В верхней части лицевой стороны укажите тип уведомления (простое или зарегистрированное).
- Затем в контексте, который заполняет отправитель, укажите тип объекта (письмо, посылка, пакет, объект первого класса) и стоимость отправления (обычное, заказное, застрахованное).
- При этом указываются данные отправителя: «to» (имя или название компании) и «to» (адрес).
- Тем временем вводятся данные получателя и адресата.
Заполненное уведомление прикрепляется к папке и отправляется по адресу. Помните, что обычная почтовая корреспонденция не подходит для доставки. Безопаснее отправить заказное письмо.
Она может быть передана получателю лично под роспись. Еще одним преимуществом является то, что для них выделяются специальные номера (штуки). Это может быть использовано для посещения почты на официальных российских почтовых воротах.
Чтобы понять, какой вид извещения вам нужно выбрать — простое или заказное, обратите внимание на различия: первое попадает в почтовый ящик; второе доставляется заинтересованному лицу под роспись; второй вариант особенно подходит для официальных и конфиденциальных писем; третий доставляется заинтересованному лицу под роспись.
Правила заполнения оповещения почты России по форме CN 07 Международного почтового ведомства не сильно отличаются. Документы выглядят по-разному, но суть их схожа.
- Обратите внимание на данные получателя, вернувшего уведомление.
- Способ транспортировки (поездом или самолетом) и тип почты — регистрация, приоритет, обычно
- Адрес, по которому должно быть возвращено уведомление.
Как происходит оформление бланка на почте
Поля, выделенные жирным шрифтом, должны быть заполнены отправителем. Затем почтальон проверяет правильность данных. Затем создается квитанция (форма 1). Это служит как финансовым, так и вспомогательным документом.
Еще одна почтовая услуга — отслеживание местоположения. Для этого на конверт или пластиковый пакет наклеивается лента со штрих-кодом и вводится в систему; идентификационный номер впоследствии может быть использован для определения его местонахождения и оценки времени прибытия в пункт назначения.
После получения оплаты за почтовые расходы товар штампуется для отправки. Транспортная накладная прикрепляется к обратной стороне конверта или кладется в карман, если все находится в пластиковом пакете.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
В разных случаях уведомление оформляется по-разному, зависит от темы. Если юридическое значение в возникшей определенной ситуации не определяется законами, документ составляется в произвольной форме.
Если документ должен иметь юридическую силу, будет представляться в суде, как письменное доказательство, то он должен содержать:
- 1) адрес получателя (кого уведомляют);
2) адрес отправителя (кто составляет, отправляет);
3) причину, со ссылками на законы, правовые документы, договора, соглашения;
4) дату составления, подпись составителя, при необходимости количество листов в приложении.
Примечание! Вручаться такие письма могут лично, с подписью получившего в копии документа или заказными письмами по почте России. Письмо должно быть заказным, с описью, обратным уведомлением о вручении.
Если на полученное уведомление, требуется оформить ответ, то его следует писать с соблюдением, следующих требований:
- в верхнем правом углу указывается: адресат, отправитель с указанием ФИО, должностей, названий организаций;
- указывается ссылка на полученное уведомительное письмо с указанием номера, названия, даты составления, после чего пишется ответ;
- ответ можно начать словами: «В ответ на полученное уведомление…»; «Благодарю за Ваше письмо…»;
- в случае отказа, несогласием на полученное письмо, необходимо указать причину;
- при необходимости, вкладывается приложение, с перечислением количества листов, их названием, форматов;
- после основной части, ставится подпись отправителя, дата составления.
Отправлять адресату следует заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций по неполучению ответа или вручить ответ лично в руки.
Нельзя забывать о дате составления, отправке, указании точного адреса, фамилии, инициалов получателя, чтобы письмо не вернулось к составителю.
Не стоит забывать о копиях. Одна вручается адресату, другая с подписью о вручении остается у составителя.
Составление уведомления – не такой сложный процесс, как казалось. Это стандартный документ, правильное формирование которого, поможет в будущем избежать неприятностей, помочь в судебном разбирательстве, предстать в качестве доказательного элемента. На практике подобные бумаги встречаются часто. Перед их составлением нужно тщательно продумать его основную часть, остальное не вызовет никаких затруднений.
Правильно оформленный документ – в нашем современном мире, грозное доказательное оружие. Слова играют меньшую роль, чем подписанная, составленная по всем правилам, законам страны «бумажка».
Поэтому каждый гражданин должен стараться как можно больше изучать законы государства, в котором он проживает, так как «незнание закона не освобождает от ответственности».
Где взять бланк и как его заполнить
Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка». Документ в свободном доступе: распечатанные образцы имеются в почтовых отделениях, форма для скачивания — на сайте Почты России вместе с шаблоном, как заполнять уведомление о вручении на Почте России, для самостоятельного оформления. Допускается как вписывать информацию от руки, так и распечатать.
Возьмите распечатанный документ в отделении почты, там же имеются образцы, как правильно заполнить почтовое уведомление о вручении, либо скачайте и распечатайте форму самостоятельно.
С доказательством вручения направляют заказные письма, ценные и бандероли — те отправления, которые вручаются лично в руки. Требования, как заполнить конверт заказного письма с уведомлением, в почтовых отделениях неодинаковы: обычно на конверте делают письменную отметку о виде пересылки и дополнительных опциях. На информационных стендах размещают образцы, как заполнить заказное письмо на Почте России, при его наличии руководствуйтесь указанной в нем информацией.
В каких случаях пишется уведомление?
Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.
В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.
Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.
Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.
Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).
Образец для зарубежного отправления
Для международных отправлений предусмотрена другая форма — CN 07 (утверждена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008). Бланк выглядит иначе, но информация о сторонах пересылки практически идентична ф. 119:
Бланк имеется в отделении почтовой связи и на сайте оператора. В отделениях почты редко есть образцы, как правильно заполнить уведомление на почте для международной корреспонденции, в случае возникновения трудностей обратитесь к оператору.
Доказательство вручения бывает простое и заказное, по аналогии с отправлениями. Простое вернут вам в почтовый ящик, второй вариант — лично в руки. Особенность того, как правильно заполнить заказное уведомление, заключается в проставлении отметки в соответствующем поле в верхней части бланка.
Оформленные бланки прикрепляют к конверту и отправляют получателю.
Оформляем уведомление
Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать. В документ включаем следующие сведения:
- название документа («Уведомление»);
- заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
- адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
- адресат (ФИО работника и его адрес);
- причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
- предложения, решения или просьбы;
- виза директора (или начальника ОК);
- виза ознакомления работника.
Образец уведомления работнику можете посмотреть здесь.
Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.
Информационные письма. Понятие и значение
В общем виде информационные письма представляют собой способ передачи сведений официального характера.
Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.
Скачать образцы писем-уведомлений о задолженности, о расторжении договора, об увольнении.
Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях. Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д. Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.