Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Единая система защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее СЭД) предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между страхователями и органом ПФР.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.

1. Передать документы в ПФР лично.
2. Отправить документы в электронном виде через Интернет.

Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:

• Заявление на ЭДО с ПФР.
• Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.

Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:

• Заявление по форме ЗПЭД.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

• регистрационный номер в ПФР;
• регистрационный номер оператора электронного документооборота;
• наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
• Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
• сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
• контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Приступая к работе: строк подачи отчета

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

• по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
• в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

• осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
• подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.

Отметим сразу, что нет такого нормативно-правового акта, который обязывал бы подписать с ПФР новое соглашение о работниках предпенсионного возраста. Более того, даже службы занятости уже отказались от идеи требовать отчеты о работниках 1959 и 1964 года рождения (мужчинах и женщинах соответственно). Так что об ответственности в случае отказа можно не беспокоиться.

Как утверждает Пенсионный фонд, соглашение об информационном взаимодействии нужно по следующим причинам:

1. С этого года Трудовой кодекс пополнился статьей 185.1, дающей право на диспансеризацию. Только предпенсионеры могут отпрашиваться с работы не раз в три года, а имеют для этих целей два дня каждый год.
2. Наниматель должен убедиться, что его сотрудник действительно имеет право на отсутствие на рабочем месте так часто, да еще и с сохранением среднего заработка.
3. Новое соглашение с ПФР об электронном документообороте позволит делать это в сжатые сроки (а именно в три дня) посредством прямого запроса из ведомства.

Даже если работодатель уверен в возрасте своих сотрудников, запрос для него имеет смысл. Фонд предоставит сведения о том, не израсходованы ли еще гражданином отведенные дни на диспансеризацию.

Преимущества электронного документооборота с ПФР

Организованный с ПФР электронный документооборот дает массу преимуществ для пользователей. Работодателю придется осуществить ряд действий, но в целом рабочий процесс на предприятии упростится по многим параметрам после подписания соглашения.

Перечень преимуществ:

• благодаря такой системе обеспечивается высокая достоверность учета и степень контроля документопотока, гарантируется обязательное соблюдение конфиденциальности;
• процедура отправления отчетности сильно упрощается — разрешается сделать это в любое время дня;
• имеется возможность оперативного исправления ошибок отправителем документации, если ПФ обнаружило таковые;
• для сотрудников финансового отдела отпадает необходимость посещения госведомства;
• при отправлении отчетности страхователь получает информацию о результате ее приема и может впоследствии внести нужные корректировки;
• появляется возможность создания электронных архивов.

Электронный документооборот удобен не только для работодателей, но и для самого госведомства. Специалисты ПФ также заинтересованы в оперативном получении документации. Тем более такая система обмена данными уменьшает риск по совершению работодателями ошибок в документах. Формируется оптимальный уровень рабочей нагрузки специалистов ПФ.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

• бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
• исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
• сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
• в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.

Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

1. Скачайте бланк соглашения.
2. Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
3. Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
4. Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)

С середины 2021 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:

• 03 Республика Бурятия
• 20 Чеченская Республика,
• 23 Краснодарский край,
• 27 Хабаровский край,
• 32 Брянская область,
• 35 Вологодская область,
• 45 Курганская область,
• 47 Ленинградская область,
• 50 Московская область,
• 58 Пензенская область,
• 59 Пермский край,
• 63 Самарская область,
• 64 Саратовская область,
• 71 (081-) Тульская область,
• 72 Тюменская область,
• 77 Москва,
• 78 Санкт-Петербург,
• 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.

Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД в электронном виде». Этого будет достаточно.

Отчетность через интернет

Экстерн — сервис отправки отчетов в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат и другие контролирующие органы

Сервис для сдачи отчетности в ФНС и ПФР

Отчетность для малого бизнеса на УСН и ЕНВД

Обмен электронными документами с ПФР

Переходя на электронный документооборот, страхователь получает ряд следующих преимуществ:

1. Гарантия конфиденциальности передаваемой информации.
2. Повышение скорости работы, так как система дает возможность отправлять отчетность в любой день и любое время.
3. Экономия времени бухгалтера, поскольку пропадает необходимость посещать Пенсионный фонд.
4. Возможность проверки отчетности до отправки в фонд, что позволяет передавать отчеты с первого раза.
5. Возможность оперативно исправлять ошибки, найденные органами ПФР в отчетах.
6. При отправке документов страхователь электронно получает информацию о приеме отчетности, и результатах ее проверки.
7. Возможность создания в организации архивов в электронном формате по всему документообороту с органами ПФР.

Для предоставления отчетности в электронном виде требуется электронная подпись (ЭП) руководителя организации. Использование ЭП лицом, которое не является ее владельцем, недопустимо.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Узнать номер соглашения с пфр по инн

Метод получения необходимых сведений в данной ситуации будет тем же, что и в случае с поиском номера в ПФР для фирмы. Чтобы узнать регномер в ПФР по ИНН, необходимо опять же выяснить код представительства ПФР в регионе, в котором зарегистрирован ИП, а затем задействовать его в соответствии с алгоритмом поиска номеров ПФР по ИНН, который мы рассмотрели выше. Найдя в Интернете сайт, предоставляющий электронные выписки, сделав заказ и быстренько оплатив его, я получила выписку на свою электронную почту, которая содержала заветные регистрационные номера ПФР и ФСС. Я спокойно заполнила необходимую отчетность и отправила ее в срок, избежав тем самым будущих проблем (штрафы, объяснения и т.д.).

22 Дек 2021 marketur 566

Поделитесь записью

Похожие записи
• Очередь в детский сад жк опалиха
• Благодарственные слова педагогам дополнительного образования
• Льгота вов вдавам
• Бух проводки при поступлении страховой выплаты

Как защищены передаваемые сведения персучета

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

Что такое Электронный документооборот Пенсионного Фонда России

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Похожие записи:

• Инвентаризационная опись 0504087 в 2023 году
• Документы подтверждающие мать одиночку
• Развод во время беременности как пережить