Режим и учет рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Режим и учет рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:

• фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
• проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
• закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.

Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.

Формы учета рабочего времени

Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:

• Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
• Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
• Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.

Пример расчета суммированного учета рабочего времени

Приведем конкретный пример расчета СУРВ.

В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.

Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день. Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.

Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:

• в январе – 158 часов;
• в феврале – 150 часов;
• в марте – 172 часа.

Итого в сумме 480 часов.

Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.

За 2 квартал отработанные часы составили:

• в апреле – 164 часа;
• в мае – 156 часов;
• в июне – 188 часов.

В сумме это 508 часов.

Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.

В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:

• в июле – 166 часов;
• в августе –174 часа;
• в сентябре – 172 часа.

Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.

Особенности режима рабочего времени отдельным категориям работников

При установлении режима работы учитывайте, что для некоторых категорий работников законом ограничена продолжительность работы. Это, прежде всего, те, кому установлено сокращенное рабочее время — например, при установлении режима работы инвалиду 1 или 2 группы нельзя превышать 35 рабочих часов в неделю, а школьнику 14 лет во время каникул нельзя установить рабочий день больше четырех часов.

Также ограничения есть у совместителей — устанавливая им режим работы, учтите, что обычно они не могут работать больше 20 часов в неделю.

Также работник может работать меньше обычной нормы (40 часов в неделю) при режиме неполного рабочего времени — например, не пять, а три дня в неделю и (или) не восемь часов в день, а четыре. Но установить неполное рабочее время вы можете уже по собственной инициативе или по просьбе работников.

Причем некоторым из них (например, беременным) отказать вы не только не можете, но еще при этом обязаны учитывать их пожелания по графику работы в таком режиме.

Вахтовый режим рабочего времени

Является формой исполнения трудовой деятельности работником без возможности ежедневного возвращения к месту проживания. Такой режим, как правило, применяется работодателями при строительстве или реконструкции объектов в целях сокращения сроков реализации проектов. Вахтовый режим предполагает предоставление работникам условий для нормального проживания, чаще всего, это создаваемые работодателем специальные мобильные здания и сооружения, оборудованные всем необходимым. Период продолжительности вахты определяется трудовым законодательством и составляет не более 1 месяца (в случае увеличения срока вахты до 3-х месяцев, ст. 299 ТК РФ, работнику производится доплата). Продолжительность рабочей смены во время вахты должна составлять не более 12 часов. Для расчета используется суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или 1 год. В этот учетный период включается общее рабочее время, время, затраченное на дорогу до пункта сбора, места выполнения работ и обратно, время отдыха, которое совпадает с календарным периодом. График работы вахтовым методом доводится до работников не позднее, чем за 2 месяца. Данный режим предусматривает ряд ограничений (ст. 298 ТК РФ), по которому на работу вахтовым методом не могут быть привлечены:

• работники до 18 лет;
• беременные женщины;
• женщины, на иждивении которых находятся малолетние дети в возрасте до 3-х лет;
• работники, которые имеют медицинские противопоказания.

Если производство носит непрерывный характер, либо необходимо более эффективно использовать оборудование, устанавливается сменный режим работы: двухсменный, трехсменный или четырехсменный.

Составляется график сменности, и каждая группа работников трудится в соответствии с этим графиком. График прилагается к коллективному договору и доводится до сведения работников за один месяц до начала работы по графику сменности. Строго запрещено работать более одной смены подряд. Между сменами положен отдых, не менее 12 часов.

Для того, чтобы определить выполнение почасовой нормы труда работником, ведется учет рабочего времени, трудовое право определяет системы учета.

Учет рабочего времени может быть поденным и суммарным. В первом случае учет ведется при наличии рабочего времени, которое точно установлено. Во втором случае продолжительность рабочего дня реализуется графиком в среднем за учетный период.

Рабочее время по графику может отклоняться от нормы в определенных пределах. Возникает недоработка или переработка, которая балансируется в рамках учетного периода.

Максимально смена может продолжаться 10-12 часов при суммировании. Если работа выполняется за пределами нормы, она считается сверхурочной.

На производствах с особым характером труда, где работы по интенсивности в течение дня различны, рабочий день может делиться на части при условии, что продолжительность рабочего времени не превысит установленного. Для принятия такого решения необходимо согласие профсоюзного органа и локальный нормативный акт.

Режим рабочего времени

График работы (ст.100 ТК РФ) устанавливается нормативными актами организации в целом для всех работников. Для отдельных сотрудников может применяться индивидуальный подход.

Общее понятие трудового режима подразумевает разумное сочетание периодов работы и отдыха в рамках календарного периода. Это:

• в неделю 5 рабочих дней и 2 выходных;
• в неделю 6 рабочих дней и 1 выходной;
• особые режимы работы (с неполным рабочим временем, ненормированным рабочим днем, гибким режимом, делением времени работы на части);
• сменная работа по скользящему графику.

Параметры, определяющие режим рабочего времени:

• продолжительность труда в неделю (в часах);
• временной промежуток, отведенный на день или смену;
• ежедневный график начала и окончания работы;
• установление периодов, отводимых на отдых и прием пищи;
• иные параметры, зависящие от специфики организации.

Режим рабочего времени — это распределение времени работы в пределах конкретного календарного периода. Он должен предусматривать продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днем, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

Трудовой кодекс РФ регламентирует следующие разновидности режима рабочего времени, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка:

• обычный режим работы (односменный);
• режим ненормированного рабочего дня;
• режим гибкого рабочего времени;
• режим сменной работы;
• вахтовый режим работы;
• режим раздробленного рабочего дня (рабочего времени, разделенного на части).

Режим гибкого рабочего времени

Режим гибкого рабочего времени — это форма организации труда, при которой для отдельных работников или коллективов структурных подразделений организации допускается, но в определенных пределах, саморегулирование начала, окончания и обшей продолжительности рабочего дня. При этом требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода — рабочего дня, недели, месяца и других (ст. 102 ТК РФ).

Основным элементом режима гибкого рабочего времени являются скользящие (гибкие) графики работы. Они устанавливаются по соглашению между работодателем и работниками как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности. Соглашение о гибком рабочем времени может быть достигнуто как на определенный срок, так и без указания срока. Установление гибкого рабочего времени оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Использование режима гибкого времени имеет место в тех случаях, когда по каким-либо причинам (бытовым, социальным и т. и.) дальнейшее применение обычных графиков затруднено или малоэффективно, а также когда это обеспечивает более экономное использование рабочего времени, способствует более слаженной работе коллектива.

Нецелесообразно применение режима гибкого рабочего времени в непрерывных производствах, в условиях трехсменной работы в прерывных производствах, при двухсменной работе, если отсутствуют свободные рабочие места на стыках смен, а также в ряде случаев, определяемых спецификой производства.

Режимы гибкого рабочего времени могут применяться как при 5- и 6-дневной рабочих неделях, так и при других режимах работы. Применение режимов гибкого рабочего времени не изменяет условий нормирования и оплаты труда работников, не отражается на предоставлении льгот, начислении трудового стажа и других трудовых правах. Следует иметь в виду, что необходимые записи в трудовые книжки работников вносятся работниками отделов кадров организаций без упоминания о режиме работы.

Составными элементами режима гибкого рабочего времени являются:

• гибкое время в начале и в конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению;
• фиксированное время — время обязательного нахождения на работе всех работающих по режиму гибкого рабочего времени. По значимости и продолжительности это основная часть рабочего дня. Фиксированное время позволяет обеспечивать нормальный ход производственного процесса и осуществлять необходимые служебные контакты.

Наряду с фиксированным наличие двух интервалов неременного времени позволяет отработать необходимое общее количество рабочих часов в принятом учетном периоде:

• перерыв для питания и отдыха, который обычно разделяет фиксированное время на две примерно равные части;
• продолжительность учетного периода, определяющая календарное время (неделя, месяц и др.), в течение которого каждый должен отработать установленную законодательством норму рабочих часов.

Режим раздробленного рабочего дня

Разделение рабочего дня на части регулируется ст. 105 ТК РФ. На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены), рабочий день может быть разделен на части, с тем чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы.

Такие работы обычно связаны с обслуживанием населения, например на городском пассажирском транспорте, в организациях связи, торговли. При этом общая продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной продолжительности ежедневной работы. Такое разделение производится работодателем на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Законодательством не определяется, на какое число частей может быть разделен рабочий день. На практике рабочий день делится на две части с перерывом не более двух часов. Возможно установление большего числа перерывов. Указанные перерывы не оплачиваются. Обеденный перерыв включается в указанные перерывы.

За отработанное при таком режиме время работнику производится доплата к его основному заработку (ст. 144 ТК РФ).

Ненормированный рабочий день: кому и как устанавливается

Трудовым кодексом РФ определено два вида работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени: работа на условиях ненормированного рабочего дня и сверхурочная работа.

Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Особенностью данного режима является такой характер работы, который по не зависящим от работника причинам зачастую не позволяет выполнять определенные трудовые функции в рабочее время (например, установление ненормированного рабочего дня главной медицинской сестре детской больницы позволит привлекать ее к работе после окончания рабочего дня, если в это время поступили дети на лечение и необходимо распределить их по отделениям; установление данного режима работы юристу позволит привлекать его к участию в судебных заседаниях, начало или окончание которых может быть за пределами рабочего времени).

Привлекать к работе работника, которому установлен ненормированный рабочий день, можно как до начала рабочего дня, так и после его окончания. При этом не требуется каждый раз получать согласие работника на привлечение его к работе в данном режиме. Необходимо помнить, что при таком режиме работник во всяком случае обязан приходить на работу к началу рабочего дня, как и остальные, а уходить с работы — не раньше окончания рабочего дня. Иными словами, на него распространяется правило, предусмотренное в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре, о времени начала и окончания рабочего дня так же, как и на остальных работников.
Установление ненормированного рабочего дня работнику, за которым закреплено неполное рабочее время, допускается только в случае, если он трудится на условиях неполной рабочей недели, но полного рабочего дня (смены).

Систематическое привлечение работника к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени может рассматриваться органами, осуществляющими надзор и контроль, и судебными органами как сверхурочная работа, за которую положена соответствующая компенсация.

Некоторые особенности учета использования рабочего времени сотрудников в таблице Еxcel (образец)

Взяв за основу графика учета рабочего времени электронную таблицу, разумно воспользоваться следующими рекомендациями:

• Сохранять постоянную информацию в шаблоне документа во избежание технических ошибок, опечаток и т. п. Данный совет актуален в отношении такой информации, как наименование организации, структурного подразделения, а также имен сотрудников, наименований их должностей, табельных номеров и т. д.
• Перед заполнением табеля проверять, имеются ли в месяце, РВ в течение которого отражается в табеле, нерабочие праздничные дни согласно ст. 112 ТК РФ, а также переносы дней отдыха согласно постановлениям Правительства РФ (по учету рабочего времени на 2016 год см. постановление от 24.09.2015 № 1017).
• Если учет рабочего времени в организации осуществляется без применения средств автоматизации, фиксировать отклонения от нормы каждый день.

Что такое режим рабочего времени

Под режимом рабочего времени подразумевается определенный способ распределить время работы и периоды отдыха сотрудника в конкретной организации. Такие периоды труда и отдыха привязываются к определенному временному отрезку — дням, неделям и так далее. Этот способ фиксируется во внутренних документах компании, а также может указываться при заключении соглашения с конкретным сотрудником.

Сам режим может быть как одинаковым для всех сотрудников организации, так и индивидуальным для каждого работника, а также различаться для рабочих групп в зависимости от характера и особенностей профессиональной деятельности и специфики рабочих процессов.

С помощью данного механизма государство, с одной стороны, обеспечивает лучшую охрану интересов самих работников, ограничивая эксплуатацию их труда работодателями, а с другой стороны, помогает работодателям повышать производительность труда в организации и тем самым ускорять процесс получения конечного продукта деятельности компании.

Чем регулируется режим и где устанавливается

В Трудовом законодательстве данной теме посвящена целая отдельная глава, однако одним кодексом дело не ограничивается. При установлении графиков и смен работодатель может также опираться на различные специальные законы и другие акты регулирующих органов. Кроме того, при установлении того или иного режима для работников, а также при его изменении руководитель компании не может не учитывать мнение профсоюзной организации и коллектива работников.

В конкретной организации узнать о том, какой режим труда предусмотрен для всех работников или для представителей каждой категории, можно, изучив правила трудового распорядка, принятые руководством. Кроме того, указанная информация может быть прописана в договоре с конкретным сотрудником, если для него установлен особый режим, отличающийся от общего по предприятию.

Как осуществляется учет рабочего времени

Учитывать время, проведенное сотрудниками организации за работой, необходимо по нескольким причинам:

• таким образом укрепляется дисциплина среди работников,
• обеспечивается порядок и слаженность в работе всех структурных подразделений организации,
• а также обеспечивается возможность правильно произвести оплату труда.

Различают два способа производить учет времени на работе:

1. Поденный, когда каждый день сотрудники организации проводят одинаковое время за работой.
2. Суммированный, когда на производстве в силу специфики не получится соблюсти одинаковую продолжительность работы в день или в неделю.

В первом случае учитывается каждый отработанный день, а во втором — время, отработанное в установленный период.

Похожие записи:

• Как меняется пенсия у работающего пенсионера при увольнении
• При замене прав нужно ли менять страховку на автомобиль
• Минимальная площадь жилья на 1 человека в Екатеринбурге