Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять.
Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера
По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?
Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.
Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:
- правильность регламентированного учета налогов;
- своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
- обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).
Какие документы нужно подготовить для договора
Аутсорсинг является распространенной процедурой, при которой осуществляется делегирование функций производственной или иной деятельности предприятия сторонним организациям, занимающимся предоставлением услуг.
Для заключения договора аутсорсинга на предоставление бухгалтерских услуг, необходимо подготовить следующие документы:
- свидетельство о госрегистрации и постановке на учет;
- учредительныедокументы;
- учетная политика;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- извещение из социальных фондов;
- отчетность за текущий период и предыдущее периоды;
- регистры бухгалтерского учета;
- первичная документация;
- банковский договор об открытии счета.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга
- Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
- Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
- Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
- Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
- Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.
Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?
В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:
- подготовка политики учета;
- оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
- расчет зарплаты и взносов;
- работа с отчетностью;
- расчет налогов;
- сдача деклараций;
- создание поручений по платежам;
- ведение регистров;
- сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
- опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.
Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.
Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:
- регистрация компании;
- ведение кадрового учета;
- ИТ-поддержка;
- выбор режима налогообложения;
- юридические консультации;
- составление и проверка условий договоров;
- ведение учета финансов и управления;
- охрана труда.
Обязательным условием взаимодействия с аутсорсером является заключение официального договора. Как правило, в этом случае используется договор подряда либо возмездного оказания услуг между двумя организациями. Важно, чтобы предметом контракта было именно оказание услуг, а не аренда персонала, так как в противном случае речь будет идти о другом явлении – аутстаффинге. Договор заключается в письменной форме на любой срок, который нужен заказчику.
Чтобы при дальнейшем управлении деятельностью аутсорсера не возникло никаких затруднений, нужно подробно описать в договоре перечень работ, выполняемых сотрудниками аутсорсинговой организации. Кроме перечня услуг, подробно перечисляется стоимость и сроки их оказания. Также важно детально описать ответственность обеих сторон и условия, на которых договор может быть расторгнут до достижения срока его окончания. Здесь используются нормы из глав 37 и 39 ГК РФ.
Есть один важный момент – если в процессе получения услуг аутсорсера у заказчика возникнет потребность в выполнении дополнительных задач, не прописанных в договоре, за них придется заплатить отдельно. Именно поэтому при составлении контракта нужно быть предельно точным и максимально подробно описывать результат, который вы хотите получить. Это же поможет в дальнейшем и в мониторинге за деятельностью аутсорсера.
Во избежание возможных проблем при управлении персоналом аутсорсинговой компании стоит провести инструктаж для сотрудников-аутсорсеров касательно выполнения делегированных бизнес-процессов. При этом учтите, что специалисты могут игнорировать должностные инструкции и правила внутреннего распорядка вашей компании при выполнении своей работы, так как не обязаны им подчиняться. Их основная задача – качественно оказать услуги, описанные в договоре. Это ограничение можно обойти, если сделать документы, описывающие внутренние правила компании, частью договора. В данном случае персонал аутсорсера будет обязан им следовать.
Управление аутсорсингом
На этом этапе предполагается, что компания подписала контракт с аутсорсинговой фирмой, после чего исполнитель перешел к работе. Возникает вопрос – как контролировать эффективность услуг, оказываемых аутсорсером? В первую очередь, определите человека, который возьмет на себя роль управляющего. Как правило, в современных компаниях эту функцию выполняет IT-руководитель в соответствии с возложенными на него обязанностями и предоставленными полномочиями. От его действий зависит успешность переданного на аутсорсинг проекта, именно он управляет процессом. В связи с этим эту позицию должен занимать ответственный и квалифицированный человек.
Второй момент – формирование рабочей группы на стороне заказчика. Задачей людей, входящих в состав этой группы, является постоянный контроль деятельности аутсорсинговой компании, учет ее действий, проверка соблюдения обязательств, прописанных в договоре, оценка уровня сервиса, контроль внесения корректировок по результатам проведенных проверок и выявленных ошибок. В зависимости от объема работ, возложенных на аутсорсинговую компанию, рабочая группа может состоять из одного или нескольких сотрудников. Аналогичную группу или специалиста в лице сервис-менеджера должна предоставлять и аутсорсинговая компания, если это серьезный бизнес.
Третий момент – это создание условий, в которых руководство бизнеса будет принимать активное участие в управлении аутсорсинговым персоналом. Нередко возникает ситуация, когда высокое руководство не считает нужным участвовать в таких вопросах, и привлечь его бывает очень сложно. Несмотря на это, важно, чтобы руководство было не только в курсе текущей ситуации по бизнес-процессам, переданным на аутсорсинг, но и информировало компанию-исполнителя о возможных изменениях в структуре обслуживаемого бизнеса. Это может быть расширение географии работы, открытие новых рынков и видов деятельности. Такая открытость сильно помогает в управлении.
Обязательно составьте чек-лист по каждому делегированному бизнес-процессу и регулярно проверяйте, в насколько полном объеме персонал на аутсорсинге выполняет поставленные задачи.
Бухгалтерский аутсорсинг в России
Почему, несмотря на все преимущества бухгалтерского аутсорсинга он не имеет широкого распространения в нашей стране?
Одной из причин является то, что компании боятся потерять контроль над ситуацией, избегают посторонним доверить коммерческую тайну.
Ведь бухгалтерский учет – это источник финансовой информации, необходимой для эффективного управления предприятием. Не каждый сможет передать свои финансы в «чужие руки». Зачастую руководители предприятий, не заинтересованы в какой – либо открытости учетной информации, так как деятельность некоторых носит полулегальный характер.
В современных условиях бухгалтерский аутсорсинг особенно актуален для российских компаний. Возможность уделять развитию бизнеса больше внимания, искать новые рынки сбыта продукции, расширять ассортимент и при этом переложить рутинную работу на соответствующего специалиста – это удобно и выгодно для предприятия.
На сегодняшний день очень трудно найти грамотного, высококвалифицированного специалиста — бухгалтера, который бы отвечал всем требованиям руководства. Гораздо проще подойти к решению этой проблемы с помощью аутсорсинговой компании, сэкономив силы, время и средства.
Дарья Страховская
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Чаще всего руководители рассматривают 3 варианта ведения бухгалтерского учета: взять на работу своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать ведение бухгалтерии аутсорсинговой организации. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.
Штатный бухгалтер. Расходы на штатного бухгалтера высоки: сюда входит его зарплата, взносы, мебель и техника для работы, бухгалтерская программа. Этот вариант подойдет организациям с большим объемом операций, которые могут загрузить бухгалтера ежедневной работой и готовы нести все расходы. Плюс штатного бухгалтера — он всегда “под рукой”, руководитель советуется с ним и быстро получает рекомендации и документы по запросу.
Приходящий бухгалтер. С таким специалистом заключают договор и прописывают ответственность сторон. Стоимость услуг — заметно ниже, чем у штатного специалиста, и это основной плюс. Такой вариант подойдет начинающим предпринимателям и организациям.
Бухгалтерская фирма. Качество услуг в удаленной фирме может быть очень высоким: здесь есть специалисты разных профилей — бухгалтеры, юристы, налоговые консультанты. Пропишите ответственность в договоре. Стоимость услуг тоже будет ниже, чем при штатном сотруднике: она зависит от количества операций в месяц, числа сотрудников, налогового режима и региона организации. Обслуживание в удаленной компании отлично подойдет малому и среднему бизнесу.
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Что прописывать в договоре
Без сомнений, делегирование функций бухгалтерии на сторону – дело важное, конфиденциальное и требующее определенной перестройки бизнес-процессов. Поэтому еще на стадии заключения договора, необходимо детально прописать, кто за что отвечает, каковы взаимные обязательства и ответственность за нарушения условий договора.
Возьмем, например, сроки передачи от заказчика аутсорсеру первичных документов, на основе которых рассчитываются налоги и формируется отчетность. Если партнер, оказывающий бухгалтерские услуги, получает дополнительные акты уже в тот момент, когда он свою работу за отчетный период закончил, то придется все переделывать и пересчитывать. Это дополнительная работа. Поэтому в договоре должен быть ясно сказано, в каких случаях и в каком размере, она оплачивается дополнительно. Для заказчика услуги важно согласовать с исполнителем и соблюдать реальные сроки передачи отчетности. Это поможет избежать дополнительных затрат и разногласий.
При грамотном распределении функций и выполнении договоренностей обеими сторонами, сотрудничество с аутсорсинговой компанией будет плодотворным и избавит руководителя от множества забот, которые возникают при организации собственной бухгалтерии.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)
1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:
- обязанности и ответственность сторон;
- распределение зон ответственности сторон;
- список услуг и их стоимость;
- перечень документов, необходимых для всех видов операций;
- порядок и сроки передачи документации;
- доступ к информации;
- гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
- порядок передачи базы данных при расторжении договора.
При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.
2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:
- для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
- для партнеров – счета, накладные, акты;
- проекты договоров с замечаниями и предложениями.
3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:
- Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
- Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
- Забрать документацию и актуальную копию базы данных.
Договор на оказание бухгалтерских услуг: что про него нужно знать
Если предмет договора и объём оказываемых услуг определены неполно или нечётко, заказчик рискует: договор может быть признан незаключённым или аутсорсер может не выполнить обязательств, которые кажутся сами собой разумеющимися. Например, если в договоре аутсорсинга на оказание юридических услуг будет указано, что заказчик вправе получать консультации подрядчика в сфере гражданского и трудового законодательства, то исполнитель не будет обязан консультировать в уголовной сфере.
Несмотря на то что информация, составляющая коммерческую тайну, охраняется законом, следует детально оговорить условия о конфиденциальности в договоре. Ведь в случае утечки информации (в особенности финансовых показателей компании, информации о новом продукте или новой технологии) под удар попадает сам бизнес заказчика.
Как избежать ошибки: В договоре должен быть определён перечень информации, составляющей коммерческую тайну, порядок обращения с ней, контроль за соблюдением этого порядка, а также порядок учёта лиц, получивших к ней доступ. Там же нужно предусмотреть санкции (возмещение понесённых убытков, выплата неустойки) за случаи разглашения конфиденциальной информации. Ответственность за разглашение должна сохраняться после того, как услуги будут выполнены.
Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.