Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок ответа на судебный запрос с пометкой срочно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.
Рекомендации специалистов
В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.
Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.
Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.
И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Как правильно ответить на претензию
Даже если получатель претензии не согласен с заявленным нарушением, ему нужно дать аргументированный ответ. Там нужно ссылаться на нормы закона и условия договора, материалы проверок и экспертиз, на другие доказательства. Если вообще не ответить на претензию, можно попасть на штрафные санкции. При рассмотрении спора в суде такое поведение может осложнить защиту.
Ответ можно направить по почте в адрес заявителя, вручить лично или через курьера. Также заявитель может сам прийти за ответом в оговоренную дату. Ответ можно направить по электронной почте с заверением ЭЦП, если это допускается условиями договора.
Переписку на досудебном этапе разрешения спора можно использовать как доказательство в суде. Для этого нужно подтверждать даты отправки и получения (вручения). Если ответ не направлен, но требования фактически исполнены, ответчик подтверждает это документами (например, платежка о перечислении денег).
Когда можно знакомиться с материалами дела в суде?
Гражданско-процессуальным законодательством какое-либо специальное время или сроки для ознакомления с материалами судебного дела не предусмотрены. Статья 35 ГПК РФ лишь четко закрепляет право участников процесса на ознакомление с материалами гражданского дела, при этом это право не ограничено количеством раз, т.е. каждый участник судебного разбирательства может знакомится с материалами судебного дела столько раз, сколько ему необходимо.
С материалами судебного дела возможно ознакомиться тогда, когда дело находится в канцелярии или в архиве суда первой инстанции. Если дело находиться у судьи или при обжаловании отдельных судебных актов уже направлено в вышестоящий суд, с материалами дела ознакомится не получится. Именно поэтому, в случае поступления соответствующих жалоб на судебные акты, принятые в рамках судебного производства, если у вас возникла необходимость ознакомиться с материалами дела, нужно действовать правильно и своевременно.
Также учитывая тот факт, что председателям судов Инструкцией по судебному делопроизводству делегировано право устанавливать внутренний распорядок работы судебного аппарата, в некоторых судах возможно ознакомиться с материалами дела в день обращения, а в иных в течении или по истечении пяти дней с момента обращения с письменным заявлением об ознакомлении с материалами дела. Примите указанное во внимание, планируя ознакомление с материалами судебного дела.
Также процедура ознакомления с материалами судебного дела и получения копий судебных документов из дела зависит от того, где находится дело: в канцелярии или в архиве суда.
Процедура ознакомление с материалами дела, которые находятся в канцелярии суда, регулируется типовыми правилами выше названной Инструкцией по судебному делопроизводству с учётом внутреннего распорядка работы суда, утверждённого председателем суда.
В канцелярии суда судебное дело находится в течении всего срока судебного разбирательства, за исключением дней, когда дело находится непосредственно у председательствующего судьи первой инстанции.
После принятия судебного решения материалы дела находятся у судьи пока не будет изготовлено решение суда в полной редакции (т.е. мотивированное решение суда). Как только мотивированное решение изготовлено, дело передаётся в канцелярию суда и хранится там весь срок, установленный для апелляционного обжалования (1 месяц) плюс 10-14 дней, отведённые для получения апелляционной жалобы, направленной в суд в последний день срока апелляционного обжалования услугами почтовой связи.
Если апелляционные жалобы на решение суда от лиц, участвующих в деле не поступили, решение суда вступает в законную силу и его копии направляются сторонам дела. Отправительные документы приобщаются к материалам дела, которое окончательно формируются и передаётся на архивное хранение суда.
Как только дело было передано на хранение в архив суда, процедура ознакомления с ним будет регулироваться Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции, в соответствии с которой с судебным делом можно ознакомиться в специально назначенное время на основании поступившего от вас заявления в дни работы архива для приема граждан.
С чего начинается отсчет срока исполнения?
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Статья 191 «Начало срока, определенного периодом времени» Гражданского кодекса РФ
Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:
Статья 14 «Исчисление сроков» Трудового кодекса РФ
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
Перенос срока исполнения документов
Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.
Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:
Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.
Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.
В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.
Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».
Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:
«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».
Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.
В какие сроки готовить ответ
Все зависит от конкретной корреспонденции. Для частных организаций четких сроков не предусмотрено. Государственные учреждения обычно отмечают либо дату либо период, в течение которого требуется предоставить информацию. При переписке с контрагентами стоит ориентироваться на договор. В нем обычно прописано, сколько дней отводится для ответа. Если срока не указано, смотрите на суть вопроса. Если корреспонденция важная, обычно рекомендуется предоставлять информацию не позже чем в течение 3-7 дней.
Что касается обращений граждан, то установлены конкретные сроки. В течение 3 дней его письменное обращение обязаны зарегистрировать. Если в компетенцию получателя эти вопросы не входят, то на переправку в другой орган дается не более 7 дней (ст. 8 ФЗ № 59). Столько же предусмотрено и для отправки уведомления о том, что требуемые сведения указаны на официальных сайтах. На рассмотрение обращения дается 30 дней (ст. 12 того же закона).
Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:
- В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
- В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
- В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
- В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
- В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
- В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
Обязательно ли отвечать на запрос о предоставлении информации
В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.
Обязательно отвечают на документы, в которых содержатся:
- запросы;
- претензии;
- просьбы;
- распоряжения;
- коммерческие предложения;
- приглашения.
Чаще всего на практике встречается деловая корреспонденция в виде запроса. В таких официальных переписках текущие и возможные партнеры просят сведения о товарах, услугах, ценовой политике, сроках поставки и другое. Нередко официальный запрос составляют государственные структуры с требованием предоставить значимые сведения или документы.
В отличие от обычных писем-просьб, в запросах отправитель обосновывает требование о необходимости сведений. Например, ссылается на законодательный акт, который позволяет запрашивать важные деловые бумаги, данные об организации, сотрудниках и т. д.
По закону, их вправе требовать различные госструктуры:
- судебные органы, когда рассматривается дело;
- прокуратура, когда расследуют уголовные дела, проводят проверку по заявлениям граждан или по общему надзору;
- адвокаты, когда собирают сведения для защиты своего клиента;
- налоговая в ходе проверки выполнения законодательных норм;
- Министерство обороны при проведении мероприятий по обороноспособности страны.
Нормативно-правовое регулирование
Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.
На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
Составление регламента контроля исполнения документов
Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент.
Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:
- Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
- Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
- Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
- Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.
Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа.
Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:
- на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
- какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
- этапы контроля исполнения документов;
- сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
- формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
- внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
- процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
- основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
- порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.
Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела. Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом. В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.
Порядок рассмотрения запроса [ ]
Порядок рассмотрения запросов о предоставлении информации аналогичен порядку рассмотрения жалоб:
- письменный запрос регистрируется в течение трех дней с момента поступления — то есть не позднее дня (Т+3); устные запросы регистрируются в день обращения (ч. 5 ст. 18);
- если адресат установит, что запрос находится вне его компетенции, то он обязан в течение 7 дней со дня регистрации направить запрос надлежащему органу и уведомить обратившегося; в такой же срок адресат должен ответить, если у него нет информации о том, какой орган может располагать запрашиваемой информацией (ч. 7 ст. 18);
- если объем запрошенной информации превышает установленный правительством предел, то адресат должен в течение 7 дней со дня регистрации направить обратившемуся уведомление об объемах информации, ее стоимости и порядке оплаты (см. ниже);
- ответ по существу должен быть направлен в течение 30 дней со дня регистрации; если подготовка ответа требует бо́льшего времени, то срок ответа может быть увеличен до 45 дней, но известить об этом обратившегося (с указанием причины отсрочки) необходимо в течение 7 дней со дня регистрации (ч. 6 ст. 18);
Особенности рассмотрения запросов СМИ средство массовой информации [ СМИ средство массовой информации »»> ]
Закон Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124−I «О средствах массовой информации» устанавливает особый порядок рассмотрения запросов средств массовой информации.
Отвечать на запросы редакций о своей деятельности помимо государственных и муниципальных органов, должны любые организации и общественные объединения (ст. 38 закона о СМИ).
Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен только при наличии в ней государственной, коммерческой или иной охраняемой законом тайны. Отказ должен быть вручен редакции в 3-дневный срок со дня получения запроса, то есть не позднее дня (Т+3), и должен содержать причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от охраняемой законом тайны, указание на лицо, принявшее решение об отказе, и дату принятия решения (ч. 1 ст. 40 закона о СМИ).
В законе неаккуратно сформулирована норма о сроке предоставления информации. Буква закона предусматривает две временны́х точки (ч. 2 ст. 40 закона о СМИ):
- в трехдневный срок со дня получения запроса редакции вручается уведомление об отсрочке предоставления информации, если информация не может быть предоставлена в течение 7 дней; уведомление должно включать указание причин невозможности исполнения запроса в 7-дневный срок, срок предоставления информации, указание на лицо, принявшее решение об отсрочке, и дату принятия решения;
- собственно семидневный срок со дня получения запроса — это нормальный срок ответа на запрос.
Таким образом, закон о СМИ средство массовой информации не содержит предельной величины отсрочки предоставления информации, однако для государственных и муниципальных органов в соответствии с ч. 3 ст. 38 закона о СМИ применяются нормы Федерального закона от 09.02.2009 № 8−ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
Рассмотрение запросов о предоставлении информации
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8−ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» устанавливает право на обращение к государственным органам и органам местного самоуправления с запросами о предоставлении информации. Этот закон регулирует не только рассмотрение запросов граждан, но и целый ряд других вопросов (опубликование информации о деятельности органов власти, размещение этой информации в сети Интернет и т. д.). Собственно работе с запросами в законе посвящена лишь небольшая часть текста.
Особый порядок рассмотрения установлен для запросов средств массовой информации (см. ниже). Особенности касаются как сроков рассмотрения запросов, так и круга возможных адресатов обращений.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
Особенности рассмотрения запросов СМИсредство массовой информации[]
Закон Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124−I «О средствах массовой информации» устанавливает особый порядок рассмотрения запросов средств массовой информации.
Отвечать на запросы редакций о своей деятельности помимо государственных и муниципальных органов, должны любые организации и общественные объединения (ст. 38 закона о СМИ).
Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен только при наличии в ней государственной, коммерческой или иной охраняемой законом тайны. Отказ должен быть вручен редакции в 3-дневный срок со дня получения
запроса, то есть не позднее дня
(Т+3)
, и должен содержать причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от охраняемой законом тайны, указание на лицо, принявшее решение об отказе, и дату принятия решения (ч. 1 ст. 40 закона о СМИ).
В законе неаккуратно сформулирована норма о сроке предоставления информации. Буква закона предусматривает две временны́х точки (ч. 2 ст. 40 закона о СМИ):
- в трехдневный срок со дня получения
запроса редакции вручается уведомление об отсрочке предоставления информации, если информация не может быть предоставлена в течение 7 дней; уведомление должно включать указание причин невозможности исполнения запроса в 7-дневный срок, срок предоставления информации, указание на лицо, принявшее решение об отсрочке, и дату принятия решения; - собственно семидневный срок со дня получения
запроса — это нормальный срок ответа на запрос.
Таким образом, закон о СМИсредство массовой информации не содержит предельной величины отсрочки предоставления информации, однако для государственных и муниципальных органов в соответствии с ч. 3 ст. 38 закона о СМИ применяются нормы Федерального закона от 09.02.2009 № 8−ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».