Правила заполнения трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).

В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:

• основное общее,
• среднее общее,
• среднее профессиональное,
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

О форме трудовой книжки

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

• в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);

• с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:

• в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;

• в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?

После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).

Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.

Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.

В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.

В чем заключается его верное оформление:

• начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
• титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
• данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
• на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
• сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.

Правила заполнения трудовой книжки:

• для написания дат используются только арабские цифры;
• ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
• запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
• вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
• для заполнения используется только официальный язык государства;
• вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
• при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
• строгая нумерация каждой записи;
• наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.

Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.

При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.

Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:

• трудовую книжку — 75 лет;
• отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
• книга приходов/расходов — 5 лет.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

Есть тонкости:

• как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
• при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

• кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
• согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

• лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Типичные ошибки заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».

Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:

• графа № 1 – порядковый номер записи;
• графа № 2 – дата исправления;
• графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
• графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.

Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)

Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.

Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.

Над зачеркнутой старой вписывается новая.

На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.

Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.

Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:

• сокращения в записях;
• орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
• неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
• заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
• не указана дата выдачи трудовой книжки;
• отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
• заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
• сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
• запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
• нарушен порядок написания реквизитов приказов.

Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Вкладыш открывается тогда, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной в том или ином разделе и заносить очередные записи уже некуда. Вкладыш следует аккуратно вшить в книжку.

Он является не менее важным документом, чем трудовая книжка, а потому оформляется в соответствии с теми же правилами.

Когда его выдают на руки работнику, в книжке ставят штамп «Вкладыш выдан», должен иметься и его номер. Прописывать вручную эту фразу нельзя. Штамп разрешено ставить в одном из двух мест в трудовой книжке – либо на титульнике, либо на развороте.

Если трудовой книжки в наличии нет, тогда и штамп теряет свою силу как документ. Вшивают его в конце книжки, между самой последней страницей и обложкой. Однако это только рекомендация, так как ни один нормативный акт не уточняет конкретное место для вшивания вкладыша.

Страницы в нём должны начинаться не с первой – они идут по порядку, с начала трудовой книжки. Титульник вкладыша должен иметь гербовую печать компании.

Информация о поощрениях и благодарности

В трудовой книжке отражается не только информация о каких-либо кадровых передвижениях работника, в том числе в горизонтальном и вертикальном планах. Подлежит отражению в данном документе и информация о том, были ли у работника благодарности, в каком виде они выражались, и имелись ли какие-то дополнительные варианты поощрений.

Отражение благодарности или поощрения работника в трудовой книжке происходит в соответствующем разделе в виде специальной записи. Делается она следующим образом:

• ставится порядковый номер записи;
• в следующей графе отмечается дата записи;
• в третью графу вносятся данные о том, какой именно способ поощрения выбран для конкретного сотрудника, а также за что такое поощрение осуществляется. Если дополнительно сотруднику была выплачена премия, то отметка об этом обязательно ставится в разделе в виде указания о выплате денежных средств;
• завершает составление данной записи указание реквизитов документа, выступившего правовым основанием поощрения и появления такой записи в трудовой книжке.

Запись о награждении ставится либо сотрудником кадровой службы организации, либо главным бухгалтером, на которого возложены соответствующие обязанности.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. По нормам статьи 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись сделают только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Похожие записи:

• Пособия молодым семьям 2023 год
• Когда будут донорские деньги в 2023 в арха
• Оплата нвос за 2023 год